Ohjeita opiskelijavaihtoon valituille
Kun olet vastaanottanut vaihto-opiskelupaikan, LUT nominoi sinut (lähettää tietosi) vaihtoyliopistoon. Tämän jälkeen vaihtoyliopisto lähettää sinulle ohjeet, miten teet hakemuksen heille. Jokaisella yliopistolla on omat aikataulunsa: osa aloittaa hakuprosessin syyslukukautta varten maaliskuussa, suurin osa toukokuussa. Kun olet vastaanottanut paikan, voi mennä useita kuukausia ennen kuin vaihtoyliopisto ottaa sinuun yhteyttä. Jos vaihtosi alkaa tammikuussa, etkä ole vielä marraskuun puolivälissä saanut vaihtoyliopistosi hakuohjeita, ota yhteyttä liikkuvuuspalveluihin (tarkista kuitenkin myös roskapostikansiosi).
Huolehdi siitä, että olet tavoitettavissa. LUT Mobility-Onlinessa on oltava sähköpostiosoite, jota luet säännöllisesti (mielellään päivittäin). LUT ja vaihtoyliopisto ovat sinuun yhteydessä säännöllisesti tärkeissä asioissa. Jotkut viestit saattavat vaatia nopeaa reagointiasi.
Moodlessa on vaihtoon lähteville keskustelualusta, jossa on mahdollista verkostoitua esimerkiksi samaan maahan lähtevien kanssa. Kurssiavain: ExchangeStudies
Kaikki tiedot kursseista, viisumista, majoituksesta ja kielitaitovaatimuksista tulevat vaihtoyliopistolta. Jos hakuohjeet vaihtoyliopistoon eivät ole selkeitä, ota yhteyttä suoraan heihin ja kysy neuvoa. Kun olet saanut hakuohjeet, aloita hakuprosessi ajoissa. Saatat joutua keräämään allekirjoituksia dokumentteihin tai tekemään kielitaitotestin. Jos tarvitset terveystodistuksia tai rokotuksia, ole yhteydessä YTHS:ään.
Matkaa suunnitellessasi huomioi myös kestävä kehitys ja vihreä matkustaminen - ja lue tiedot apurahoista. Muistathan, että vaihdon jälkeenkin on pakollisia toimenpiteitä. Lue lisää alta ja seuraa workflowtasi LUT Mobility-Onlinessa (kirjaudu klikkaamalla HAKA-logoa).
Kaikki tiedot hakuprosessista, kursseista, viisumista, majoituksesta ja kielitaitovaatimuksista tulevat vaihtoyliopistolta. Jos hakuohjeet vaihtoyliopistoon eivät ole selkeitä, ota yhteyttä suoraan heihin ja kysy neuvoa.
Jotkut yliopistot saattavat vaatia joitain seuraavista dokumenteista:
- Opiskelijatodistus (Certificate of enrolment): lataa Sisusta.
- Suosituskirje tai nominointikirje: lataa LUT Mobility-Onlinesta (klikkaa HAKA-logoa kirjautuaksesi)
- Todistus kielitaidosta (LUT-kielitodistuksen saat LUTin/LABin kielikeskukselta)
- Todistus varallisuudestasi (mukaan lukien saamasi apuraha): ota yhteyttä liikkuvuuspalveluihin. Vain jotkut kohteet Pohjois-Amerikassa ja Aasiassa pyytävät tätä.
Vastauksia joihinkin yleisimpiin kysymyksiin:
- Olen menossa maisterivaihtoon, mutta näyttää siltä, etten saa kandia valmiiksi ennen vaihtoyliopiston hakudeadlinea, tai edes ennen vaihdon alkua. Voinko silti mennä?
Tämä riippuu molemmista yliopistoista. Ota yhteyttä suoraan vaihtoyliopistoon ja varmista, voitko valita maisteritason kursseja, jos et valmistu kandiksi ennen vaihdon alkua. Jos koulutusohjelmavastaavasi LUTissa asetti vaihdon toteutumisen ehdoksi kandiksi valmistumisen, ota yhteyttä myös oppilaan ohjaajaasi ja liikkuvuuspalveluihin.
Usein passin on oltava voimassa 6 kk vaihdon päättymisen jälkeen (joskus jopa vuoden) - tämä on tärkeää varsinkin Euroopan ulkopuolelle mentäessä. Joskus vaihtoyliopisto kysyy passisi tietoja jo hakuvaiheessa. Jos olet uusimassa passin haun jälkeen, olethan heihin ajoissa yhteydessä asiasta.
Huom! Vaihtoyliopisto ohjeistaa sinua viisumi- ja oleskelulupa-asioissa. LUT ei ole osa tätä prosessia, eikä valitettavasti osaa neuvoa asiassa.
Kattavasti tietoa terveydestä, turvallisuudesta ja vakuutuksista sekä tuesta vaihdon aikana täällä. Tutustuthan sivuun huolellisesti ennen vaihtoa!
Vaihdon aikana voit olla ilmoittautuneena LUTissa joko läsnä- tai poissaolevaksi.
Kun lähdet vaihtoon LUTin nominoimana, et maksa vaihtoyliopistoon lukukausimaksuja. Joissain tapauksissa vaihtoyliopisto voi vaatia joitain pienempiä maksuja tai pakollista vakuutusta. Jokaisella yliopistolla on omat vaatimuksensa, joista he tiedottavat lähettäessään sinulle hakuohjeensa.
Apuraha maksetaan sinulle sen kuun viimeinen päivä, jonka ensimmäiseen päivään mennessä olet tehnyt Learning Agreementin ja allekirjoittanut apurahahakemuksen. Syyslukukauden osalta ensimmäinen mahdollinen apurahanmaksupäivä on kuitenkin vasta 30.9. ja kevätlukukaudella 31.1. Lisäksi apurahoja ei makseta heinä-elokuussa.
- Muista odottaa kurssilistausta ja ohjeita vaihtoyliopistosta!
- Tarkasta tarkat päivämäärät, jolloin orientaatio alkaa ja viimeinen tentti, tai muu pakollinen läsnäolopäivä on. Tarkat päivämäärät vaaditaan apurahahakemusta varten. Älä käytä matkustuspäiviä, tai lukukauden virallisia alkamis- ja päättymispäivämääriä. Pelkkä arvio tai arvaus päivämääristä ei riitä ja saattaa hidastaa apurahasi maksua.
Erasmus-vaihdoissa on mahdollista saada suurempi matkatuki matkustamalla vihreästi (vihreän matkustamisen tukea on haettava jo ennen vaihdon alkua) ja muuta tukea, jos sinulla on esimerkiksi alaikäisiä lapsia (ei ole merkitystä sillä, lähtevätkö lapset mukaasi vaihtoon) tai kuulut muihin Erasmus-ohjelman määrittelemiin mahdollisen lisäavun kohderyhmiin. Näitä ovat muun muassa pakolaisstatus tai vähintään keskivaikeaksi toiminnanvajaukseksi määriteltävät sairaudet tai vammat. Lue lisää Erasmus-apurahoista täältä.
Riippumatta apurahatyypistä, apurahaa ja sen mahdollisia lisäosia haetaan aina samalla tavalla: täyttämällä apurahahakemus LUT Mobility-Onlinessa. Apurahahakemuksen voit tehdä vasta sen jälkeen, kun olet saanut hyväksynnän vastaanottavalta yliopistolta ja tiedossasi on kurssisuunnitelma sekä opiskelun tarkat aloitus- ja päättymispäivämäärät. Lue lisää seuraavista alasvetovalikoista.
Tämän alasvetovalikon ohjeet koskevat vain Erasmus-vaihtoja Euroopassa. Jos vaihtosi on Euroopan ulkopuolella tai Norek-verkoston kohteissa, katso ohjeet seuraavasta alasvetovalikosta.
Learning Agreement (LA) ja apurahahakemus tehdään LUT Mobility-Onlinessa. LA tehdään ensin, minkä jälkeen pääset täyttämään apurahahakemuksen.
LA on pakollinen osa vaihdon valmisteluja ja yksi ehto apurahalle. LA:han merkitään vaihdon aikana suoritettavat kurssit. LA:n laatimisen jälkeen allekirjoitat sen itse, jonka jälkeen sekä LUTin opon että vaihtoyliopiston yhteyshenkilön on allekirjoitettava se. Tämä tapahtuu LUT Mobility-Onlinessa.
Odota, että saat vaihtoyliopistostasi hakuohjeet ja kurssilistauksen.
1. Valitse riittävästi kursseja, jotta saat pitää koko apurahasi
Kun olet saanut hakuohjeet ja kurssivalikoiman sinun on valittava kursseja 30 ECTS arvosta per lukukausi.
Joskus kursseja perutaan, niiden ajoitus tai opetuskieli muuttuu, tai et läpäise kurssia. Uusintatentit ovat usein vaikeita tai mahdottomia järjestää vaihdon aikana. 20 ECTS akateemisia kursseja on ehdoton minimi suoritettuja opintopisteitä lukukauden aikana, jotta saat pitää koko apurahasi. Jos palaat vaihdosta alle 20 ECTS kanssa, joudut maksamaan osan apurahastasi takaisin vaihdon jälkeen.
- Jos suunnitelmissasi on mennä vaihtoon myöhemmin uudelleen, sinun on suoritettava ensimmäisessä vaihdossasi vähintään 30 ECTS lukukaudessa.
- Jotkut yliopistot eivät anna opiskelijan valita maisterikursseja, jos heillä on kanditutkinto kesken. Varmista asia vaihtoyliopistostasi, jos tämä koskee sinua.
- Kurssien tulee olla akateemisia ja yliopiston järjestämiä. Esimerkiksi liikunta- ja kokkauskursseja ei siis voi sisällyttää Learning Agreementiin. Sama koskee kaupallisten yritysten tarjoamia kieli- tai muita kursseja, vaikka vaihtoyliopistosi tarjoaisi tällaisia kursseja yhteistyössä näiden yritysten kanssa.
2. Suunnittele, mihin LUTin tutkinnon osaan vaihto-opinnot sisällytetään.
Tutustu sivuun Aikaisemmin tai muualla suoritetut opinnot. Vaihto-opinnot voidaan sisällyttää tutkintoon, vaikka ne ylittäisivät tutkinnon minimilaajuuden (180 tai 120 ECTS).
- Kurssien sisältö tai oppimistavoite eivät saa olla päällekkäisiä LUT:ssa suorittamiesi kurssien kanssa, jos kurssit sisällytetään tutkintoon.
- Jos haluat hyväksilukea jonkin LUTin tutkintoon kuuluvista kursseista, vaihdossa suoritetun kurssin täytyy vastata täsmälleen LUTin vastaavan kurssin sisältöä, laajuutta ja tasoa, jotta se voidaan hyväksilukea.
- Huomaa kurssien taso (kandi/maisteri)
- Yleensä kurssit voidaan sisällyttää joko pää- tai sivuaineopintoihin, pakollisiin tai vaihtoehtoisiin opintoihin. Ne voidaan joko sisällyttää LUTin sivuopintoihin, tai ne voivat muodostaa kokonaisen sivuopinnon.
- Jos kursseja ei voida sisällyttää muihin tutkinnonosiin, ne voidaan aina sisällyttää vapaasti valittaviin opintoihin.
- Kun vaihdossa suoritetaan valinnaisiin opintoihin sisällytettäviä kursseja, niiden sisällön ei tarvitse vastata LUTissa tarjolla olevia kursseja. Kurssit hyväksytään, jos niiden sisältö on muuten tutkintoon sopiva.
- Kaikissa tutkinnonosissa voi olla sekaisin LUTissa ja vaihdossa suoritettuja kursseja.
3. Luo HOPSiin opintoluonnos
Luo opintoluonnos jokaiselle vaihdossa suoritettavalle kurssille heti, kun tiedät, mitä kursseja tulet vaihdossa suorittamaan. Älä siis odota, että vaihto on päättynyt.
4. Laadi Learning Agreement (LA) LUT Mobility-Onlinessa
Kurssisuunnitelma eli LA laaditaan elektronisesti LUT Mobility-Online -järjestelmässä. On opiskelijan vastuulla huolehtia siitä, että viimeistään 30 vuorokauden kuluttua vaihdon alkamisesta LA:ssa on kaikki kolme allekirjoitusta: opiskelijan, LUTin opintojen ohjaajan ja vaihtoyliopiston. Prosessi on kokonaisuudessaan digitaalinen, eikä erillisiä liitetiedostoja tarvita.
Osa vaihtoyliopistoista vaatii myös erillisen kurssisuunnitelman heidän omaan järjestelmäänsä tai erilliselle lomakkeelle tehtynä, joten saatat joutua tekemään kurssisuunnitelman kahdesti. Nämä ohjeet käsittelevät LUTin vaihtoapurahan kannalta merkityksellistä LA-prosessia, joka siis tapahtuu LUT Mobility-Onlinen avulla.
Kaikissa tapauksissa LA:n ja kurssisuunnitelman allekirjoittajana toimii LUTin osalta oposi. Liikkuvuuspalvelut eivät valitettavasti voi allekirjoittaa LA:ta. Huomioi kuitenkin, ettei opon allekirjoitus LA:ssa ole tae siitä, miten kurssit tullaan myöhemmin sisällyttämään tutkintoosi.
Kun olet kirjautunut LUT Mobility-Onlineen,
- Klikkaa Add host contact info. Tähän täytetään vaihtoyliopistosi yhteyshenkilö, ei LUTin henkilöitä.
- Enter courses at the host institution in the Learning Agreement -kohtaa klikattuasi valitse ensin Enter further courses. Syötä valitsemasi kurssit yksitellen. Tarvitset kurssin nimen, laajuuden ECTS-pisteinä (jos menet vaihtoon Euroopan ulkopuolelle, sinun tulee tietää montako ECTS-pistettä yksi paikallinen opintopiste vastaa) ja linkin kurssikuvaukseen (Link to course at the host institution). Muut kentät voi jättää tyhjäksi.
- Host-kohdan täytettyäsi seuraavalle riville ilmestyy vaihtoehto HOME institution recognition (one single course called "Mobility Window"), jossa järjestelmälle täytyy vielä erikseen kertoa, monta opintopistettä yhteensä suoritat eli kuinka monta opintopistettä niistä tulee LUT-tutkintoosi (määrä on sama kuin eli Host-kohdan yhteenlaskettu opintopistemäärä). Tämä tehdään luomalla yksi kurssi nimeltä Mobility Window, jonka opintopistemäärä on Host-kohdan kurssien yhteenlaskettu opintopistemäärä. Mobility Window -kurssin pistemäärä voi olla siis esimerkiksi 32 ECTS (jos valitsit Host-kohtaan sen verran - suositus on valita noin 30 ECTS).
- kenttään Course unit title at the home institution kirjoitetaan yksinkertaisesti Mobility Window
- kenttään Number of ECTS credits at the home institution kirjoitetaan koko vaihtoaikasi ECTS-opintopistemäärä, esimerkiksi 30 ECTS.
- Kun olet lisännyt kursseja noin 30 ECTS verran, klikkaa Final check before signing ja sitten Sign and Transfer. Tämän jälkeen rivillä Courses at the host institution entered in the Learning Agreement (LA), and LA signed näkyy vihreä ruksi eli 🗸.
- Hyväksy apurahaehdot ja allekirjoita apurahahakemus valitsemalla Accept grant conditions and apply for the grant.
Tämän jälkeen rivillä Erasmus+ Grant conditions accepted and grant application submitted näkyy vihreä ruksi, ja LUT voi maksaa sinulle vaihtoapurahan. Ainoastaan oma allekirjoituksesi on edellytyksenä apurahan maksamiselle - oposi ja vaihtoyliopistosi allekirjoitukset on nekin tarpeellisia ja osa apurahaehtoja, mutta ne voivat tulla myöhemminkin, ts. apuraha voidaan maksaa jo prosessin tässä vaiheessa.
5. Älä tee muutoksia LA:han liian aikaisin!
Allekirjoituksesi jälkeen LA siirtyy Mobility-Onlinen kautta opollesi tarkastettavaksi ja allekirjoitettavaksi. Oposi saattaa esimerkiksi huomauttaa liian vähäisestä opintopistemäärästä. Tarvittaessa pääset muokkaamaan LA:ta uudestaan kohdasta Enter courses at the host institution in the Learning Agreement.
Älä kuitenkaan tässä vaiheessa klikkaa kohtaa "Click to answer" rivillä Changes to Learning Agreement needed. Tämä toimenpide on ajankohtainen vasta silloin, kun vaihtoyliopistosi on jo kertaalleen hyväksynyt LA:si ja huomaat myöhemmin tarpeen muokata sitä uudelleen. Älä siis klikkaa sitä, jos kyse on vain siitä, että oposi ehdottaa muutoksia, tai jos vaihtoyliopistosi hylkää ensimmäisen LA-ehdotuksesi.
Kohtaa Click to answer rivillä Changes to Learning Agreement needed tulee klikata siis vain seuraavassa tilanteessa:
- Vaihtoyliopistosi on jo kertaalleen hyväksynyt LA:si.
- Haluat tämän jälkeen vielä tehdä siihen muutoksia.
Muutosten jälkeen LA lähtee uudelle allekirjoituskierrokselle.
Tämän alasvetovalikon ohjeet koskevat vain vaihtoja Euroopan ulkopuolella tai Norek-verkoston yliopistoissa. Jos menet sen sijaan Erasmus-vaihtoon Euroopassa, katso sitä koskevat ohjeet edellisestä alasvetovalikosta.
Learning Agreement (LA) ja apurahahakemus tehdään LUT Mobility-Onlinessa. LA tehdään ensin, minkä jälkeen pääset täyttämään apurahahakemuksen.
LA on pakollinen osa vaihdon valmisteluja ja yksi ehto apurahalle. LA:han merkitään vaihdon aikana suoritettavat kurssit. LA:n laatimisen jälkeen allekirjoitat sen itse, jonka jälkeen sekä LUTin opon että vaihtoyliopiston yhteyshenkilön on allekirjoitettava se. Tämä tapahtuu LUT Mobility-Onlinessa.
Odota, että saat vaihtoyliopistostasi hakuohjeet ja kurssilistauksen.
1. Valitse riittävästi kursseja, jotta saat pitää koko apurahasi
Kun olet saanut hakuohjeet ja kurssivalikoiman sinun on valittava kursseja 30 ECTS arvosta per lukukausi.
Joskus kursseja perutaan, niiden ajoitus tai opetuskieli muuttuu, tai et läpäise kurssia. Uusintatentit ovat usein vaikeita tai mahdottomia järjestää vaihdon aikana. 20 ECTS akateemisia kursseja on ehdoton minimi suoritettuja opintopisteitä lukukauden aikana, jotta saat pitää koko apurahasi. Jos palaat vaihdosta alle 20 ECTS kanssa, joudut maksamaan osan apurahastasi takaisin vaihdon jälkeen.
- Jos suunnitelmissasi on mennä vaihtoon myöhemmin uudelleen, sinun on suoritettava ensimmäisessä vaihdossasi vähintään 30 ECTS lukukaudessa.
- Jotkut yliopistot eivät anna opiskelijan valita maisterikursseja, jos heillä on kanditutkinto kesken. Varmista asia vaihtoyliopistostasi, jos tämä koskee sinua.
- Kurssien tulee olla akateemisia ja yliopiston järjestämiä. Esimerkiksi liikunta- ja kokkauskursseja ei siis voi sisällyttää Learning Agreementiin. Sama koskee kaupallisten yritysten tarjoamia kieli- tai muita kursseja, vaikka vaihtoyliopistosi tarjoaisi tällaisia kursseja yhteistyössä näiden yritysten kanssa.
2. Suunnittele, mihin LUTin tutkinnon osaan vaihto-opinnot sisällytetään.
Tutustu sivuun Aikaisemmin tai muualla suoritetut opinnot. Vaihto-opinnot voidaan sisällyttää tutkintoon, vaikka ne ylittäisivät tutkinnon minimilaajuuden (180 tai 120 ECTS).
- Kurssien sisältö tai oppimistavoite eivät saa olla päällekkäisiä LUT:ssa suorittamiesi kurssien kanssa, jos kurssit sisällytetään tutkintoon.
- Jos haluat hyväksilukea jonkin LUTin tutkintoon kuuluvista kursseista, vaihdossa suoritetun kurssin täytyy vastata täsmälleen LUTin vastaavan kurssin sisältöä, laajuutta ja tasoa, jotta se voidaan hyväksilukea.
- Huomaa kurssien taso (kandi/maisteri)
- Yleensä kurssit voidaan sisällyttää joko pää- tai sivuaineopintoihin, pakollisiin tai vaihtoehtoisiin opintoihin. Ne voidaan joko sisällyttää LUTin sivuopintoihin, tai ne voivat muodostaa kokonaisen sivuopinnon.
- Jos kursseja ei voida sisällyttää muihin tutkinnonosiin, ne voidaan aina sisällyttää vapaasti valittaviin opintoihin.
- Kun vaihdossa suoritetaan valinnaisiin opintoihin sisällytettäviä kursseja, niiden sisällön ei tarvitse vastata LUTissa tarjolla olevia kursseja. Kurssit hyväksytään, jos niiden sisältö on muuten tutkintoon sopiva.
- Kaikissa tutkinnonosissa voi olla sekaisin LUTissa ja vaihdossa suoritettuja kursseja.
3. Luo HOPSiin opintoluonnos
Luo opintoluonnos jokaiselle vaihdossa suoritettavalle kurssille heti, kun tiedät, mitä kursseja tulet vaihdossa suorittamaan. Älä siis odota, että vaihto on päättynyt.
4. Laadi Learning Agreement (LA) LUT Mobility-Onlinessa
Kurssisuunnitelma eli LA laaditaan elektronisesti LUT Mobility-Online -järjestelmässä, jonka kautta se menee tiedoksi sekä opintojen ohjaajallesi ja vaihtoyliopistolle. Prosessi on kokonaisuudessaan digitaalinen, eikä erillisiä liitetiedostoja tarvita.
Kun olet kirjautunut LUT Mobility-Onlineen,
- Klikkaa Add host contact info. Tähän täytetään vaihtoyliopistosi yhteyshenkilö, ei LUTin henkilöitä.
- Tämän täytettyäsi seuraavalle riville ilmestyy vaihtoehto Enter courses at the host institution in the Learning Agreement, joka aloittaa varsinaisen LA:n tekoprosessin. Valitse ensin Enter further courses. Syötä valitsemasi kurssit yksitellen. Tarvitset kurssin nimen, laajuuden ECTS-pisteinä (jos menet vaihtoon Euroopan ulkopuolelle, sinun tulee tietää montako ECTS-pistettä yksi paikallinen opintopiste vastaa) ja linkin kurssikuvaukseen. Muut kentät voi jättää tyhjäksi.
- Kun olet lisännyt kursseja noin 30 ECTS verran, klikkaa Final check before signing ja sitten Sign and Transfer.
Tämän jälkeen rivillä Courses at the host institution entered in the Learning Agreement (LA), and LA signed näkyy vihreä ruksi eli 🗸.
- Hyväksy apurahaehdot ja allekirjoita apurahahakemus valitsemalla Accept grant conditions and apply for the grant.
Tämän jälkeen rivillä Grant conditions accepted and grant application submitted näkyy vihreä ruksi, ja LUT voi maksaa sinulle vaihtoapurahan.
Allekirjoituksesi jälkeen LA siirtyy Mobility-Onlinen kautta opollesi tarkastettavaksi ja allekirjoitettavaksi. Oposi saattaa esimerkiksi huomauttaa liian vähäisestä opintopistemäärästä. Tarvittaessa pääset muokkaamaan LA:tasi kohdasta Enter courses at the host institution in the Learning Agreement.
Opon allekirjoituksen jälkeen LA:n kurssisuunnitelma menee myös vaihtoyliopistollesi tiedoksi. Se ei kuitenkaan ole tae kursseille pääsemisestä (kurssirekisteröinti tapahtuu vastaanottavan yliopiston omassa järjestelmässä), eikä siitä, miten kurssit hyväksiluetaan myöhemmin LUT-tutkintoosi.
Opintopisteiden muuntaminen ECTS-pisteiksi
Merkitse kurssien laajuus ECTS-opintopisteinä Learning Agreementiisi. ECTS on LUTissakin käytössä oleva yleiseurooppalainen opintopistejärjestelmä. Ei-eurooppalaisten yliopistojen opintopisteiden konversiotaulukon löydät täältä.
- Tee muunnos ECTS-pisteiksi erikseen jokaiselle kurssille.
- Kunkin kurssin ECTS-opintopistemäärän tulee olla kokonaisluku: esimerkiksi jos vaihtoyliopistosi konversiokerrroin on 1,5, merkitse yhden paikallisen opintopisteen kurssi LA:han 2 ECTS arvoisena.
Apuraha voidaan maksaa, kun olet
- itse allekirjoittanut LA:n (LUT-ohjaajasi ja vaihtoyliopistosi allekirjoitukset eivät ole edellytys apurahan maksamiselle, vaan apuraha voidaan käsitellä jo niitä ennen)
- ja tehnyt apurahahakemuksen LUT Mobility-Onlinessa.
- ladannut vaadittavat liitteet LUT Mobility-Onlineen, mikäli matkustat vihreästi tai haet esteettömyystukea tai esimerkiksi alaikäisten lasten vanhemmille tarkoitettua lisätukea
Näiden toimenpiteiden jälkeen et saa erillistä viestiä siitä, että LUTin kansainväliset liikkuvuuspalvelut on käsitellyt apurahasi. Vahvistusviesti ja samalla apurahasopimus lähetetään vasta kun maksut välittävä ulkoinen yhtiö on vahvistanut maksupäivän. Tämä tapahtuu yleensä noin viikkoa ennen maksupäivää. Esimerkki: jos edellä mainittujen toimenpiteiden deadline on 1.1. ja ennakoitu maksupäivä 31.1., saat vahvistusviestin vasta n. 24.1., vaikka tekisit vaadittavat toimenpiteet lokakuussa.
- LUT tarkistaa hakemuksesi tammikuun alussa ja ottaa yhteyttä sinuun, mikäli dokumentit ovat puutteellisia tai vaihdon päivämäärät näyttävät vääriltä.
Sivun alalaidasta löydät alakohtaisia ohjeita tekniikan, kauppatieteiden ja yhteiskuntatieteiden opiskelijoille.
Vaihdon jälkeen sinulla on muutama pakollinen toimenpide, jotka sinun on suoritettava kahden kuukauden kuluessa vaihtosi päättymisestä, muuten LUT perii apurahasi takaisin.
Saat muistutusviestin toimenpiteistä kuukautta ennen vaihdon päättymistä. Paluutoimenpiteet suoritetaan LUT Mobility-Onlinessa After the mobility -osiossa yksi kerrallaan. Seuraava vaihe aukeaa, kun olet suorittanut edellisen.
Learning Agreement: varmista allekirjoitukset
Yksi ehto apurahan pitämiselle on LA, jossa on opiskelijan, LUTin opon sekä vaihtoyliopiston allekirjoitus. Näet allekirjoitukset LUT Mobility-Onlinesta workflown Learning Agreement -kohdista, ja voit itse pyytää puuttuvia allekirjoituksia sähköpostilla.
Yksi tai kaksi vaihtoraporttia
Jokainen vaihdossa ollut täyttää LUTin vaihtoraportin LUT Mobility-Onlinessa. Lisäksi Erasmus+ -vaihdossa olleet opiskelijat saavat sähköpostilla kutsun täyttää Erasmus+ Participant Report. Myös tämän raportin täyttäminen on pakollista Erasmus+ -vaihdossa olleille.
Transcript of Records ja Letter of Confirmation
Saat vaihtoyliopistosta opintosuoritusotteen (Transcript of Records), jonka englanninkielinen versio sinun on ladattava LUT Mobility-Onlineen. Lisäksi sinun on pyydettävä allekirjoitus Letter of Confirmationiin (LOC), joka varmistaa, että olet opiskellut vaihtoyliopistossa tietyn aikavälin. Lataa myös LOC LUT Mobility-Onlineen. Huomaa LOCin oikeat tiedot:
- start date: ensimmäinen pakollinen läsnäolopäivä (esim. orientaatio)
- end date: viimeinen pakollinen läsnäolopäivä (esim. tentti)
- LOCissa on oletuksena ne päivämäärät, jotka olet ilmoittanut ennen vaihtoa. Tarvittaessa muuta päivämääriä tiedostoon, tai lataa tyhjä pohja tästä.
- Erasmus+ -vaihdossa oikeat päivämäärät ovat erityisen tärkeät, koska apurahaa maksetaan päiväkohtaisesti. Vaihdon jälkeen:
- voit saada lisää apurahaa, jos vaihtosi kesto on pidentynyt yli viisi vuorokautta ilmoitetusta.
- sinulta voidaan periä apurahaa takaisin, jos vaihdon kesto on lyhentynyt yli viisi vuorokautta.
- Muissa kuin Erasmus+ -vaihdoissa muutokset vaihdon kestossa eivät vaikuta apurahaan.
- Pyydä allekirjoitus vasta aivan vaihdon lopussa, tai sen päätyttyä.
Opintopisteet ja lisäpisteet kieliopintoihin
Jos suoritit kaikki kurssit Learning Agreementistasi ja tiedät, miten ne sisällytetään tutkintoosi, hae sisällyttämistä Sisussa. Muissa tapauksissa keskustele oposi kanssa.
Vaihdon aikana suoritetut kielikurssit voidaan lukea pakollisiin LUTin kieliopintoihin. Näitä kieliopintoja ei voi sisällyttää sivuopintoihin ulkomailla.
Saat myös lisäopintopisteitä kieliopintoihisi vaihdon ajalta siihen kieleen, jolla opiskelit vaihdon aikana (yleensä englanti). Hae näitä lisäpisteitä erikseen Sisussa. Yhdestä lukukaudesta (4-6 kk) saat 4 ECTS ja lukuvuodesta (7-12 kk) 6 ECTS.
- Mutta: jos suoritit vain kieli- ja kulttuuriopintoja (esimerkiksi kiinan tai japanin kieli- ja kulttuuriopintokokonaisuus 30 ECTS), et saa lisäopintopisteitä kieliopintoihin.
Lisäopintopisteet kieliopintoihin eivät kerrytä vaihdon aikana suorittamiasi pisteitä, eli sinun on suoritettava vaihtoyliopistossa kursseja vähintään 20 ECTS arvosta, jotta saat pitää koko apurahan. Niitä ei myöskään huomioida ensimmäisen vaihtojakson 30 ECTS rajaan, jos haet vaihtoon toista kertaa.
Alla olevasta taulukosta näet, miten suoritetut opintopisteet vaikuttavat apurahan takaisinperintään.
| 0–5 ECTS | 100 % takaisinperintä |
| 6–9 ECTS | 75 % takaisinperintä |
| 10–14 ECTS | 50 % takaisinperintä |
| 15–19 ECTS | 20 % takaisinperintä |
Kun olet tehnyt kaikki yllä kuvatut päättötoimet, ne tarkistetaan noin kahden viikon kuluessa. Saat tästä erillisen kuittauksen sähköpostitse.
Vaihtopaikan hyväksyminen on sitova, ja peruminen on mahdollista vain ennustamattomasta sairastumisesta, loukkaantumisesta tai muusta vakavasta syystä.
Peruminen ilman hyväksyttävää syytä johtaa siihen, ettet voi hakea vaihtoon seuraavalla hakukierroksella.
Perumisesta on ilmoittettava aina sekä LUTille (outgoing@lut.fi) että vaihtoyliopistolle.
Ottamalla yhteyttä oikeaan tahoon, saat vastauksen ja avun nopeammin.
- Vaihtoyliopisto: kaikki asiat liittyen vaihtoyliopisto hakuprosessiin, vaadittuihin dokumentteihin (myös kielitaitotodistukset), majoitukseen, viisumiin ja oleskelulupaan, kursseihin, deadlineihin ja hyväksymiskirjeiden aikatauluihin.
- Jos LUTin opo on allekirjoittanut Learning Agreementisi (LA), mutta kahden viikon päästä siitä puuttuu vielä vaihtoyliopiston allekirjoitus, ota suoraan heihin yhteyttä ja kysy, näkevätkö he järjestelmässään LA:si ja pyydä heitä allekirjoittamaan se. Erasmus-vaihdoissa LA:ssa tulee olla kaikkien osapuolten allekirjoitus viimeistään 30 vrk vaihdon alkamisesta. Prosessin etenemisestä huolehtiminen on opiskelijan vastuulla.
- Vaihdon jälkeen saat opintosuoritusotteen (Transcript of Records) suoraan vaihtoyliopistostasi. Jokaisella yliopistolla on oma aikataulu niiden laatimiseen ja lähettämiseen.
- Opintojen ohjaaja eli opo: LA:n kurssit, opintojen sisällyttäminen LUT-tutkintoon, vaihdon opintopisteiden SISU-rekisteröinti.
- LUTin kansainväliset liikkuvuuspalvelut: muut vaihtoon liittyvät yleiset asiat ja LUT Mobility-Online (vinkki ongelmatilanteisiin: tyhjennä selaimen muisti ja yritä seuraavana päivänä uudelleen, kokeile eri selainta, suosituksena Firefox ja Chrome). Kun pyydät apua teknisiin ongelmiin, liitä mukaan kuvakaappaus, kerro käyttämäsi selain ja tarkka ongelman ilmenemisaika, niin ongelma selviää helpommin.
- Opiskelijoiden IT-tukipalvelut: LUT-tunnukseen liittyvät kirjautumis- ja muut ongelmat.
- Kielitaitotodistukset
- Terveys ja turvallisuus vaihdon aikana