• Väitöskirjan julkaisuprosessin aloitus 25 pv ennen väitöstä (katso lisäohjeet)
• Väitöskirjan painatusprosessin aloitus 23 pv ennen väitöstä
• Väitöstiedotteen toimitus viestintään heti kun väittelylupa on myönnetty, kuitenkin viimeistään 20 pv ennen väitöstä (katso lisäohjeet)
• Väitöskirjan julkinen riiputus 10 pv ennen väitöstä

Kustos sopii väitöspäivästä väittelijän ja vastaväittäjien kanssa, ottaen huomioon

• painatus-, julkaisu- ja riiputusprosessin vaatiman ajan (vähintään 25 pv painatusprosessin aloittamisesta väitökseen)
• muiden ohjaajien aikataulut sekä
• väitöstilojen ja/tai striimauksen teknisen tuen saatavuuden (tarvittaessa).

Sinun tehtäväsi on varata väitössali sekä käydä tutustumassa tiloihin ennen väitöstä, jotta tekniikan toimivuus yms. käytännön asiat voidaan varmistaa. Väitöstilaisuus järjestetään yliopiston tiloissa, vakiintuneen käytännön mukaisesti. Mikäli väitöstilaisuudessasi tarvitaan etäyhteyksiä, varmista salia varatessasi, että väitössali soveltuu etäyhteyksien käyttöön ja varaa tekninen tuki seuraavassa osiossa annettujen ohjeiden mukaan (Väitöstilaisuuden striimaus).

Kun väitöspäivä ja -sali ovat varmistuneet, lisää tiedot DOCIS-järjestelmään (Dissertation välilehti à Public examination), jonka jälkeen väitösprosessin aikajanasi päivittyy ja saat automaattisesti muistutuksia seuraavista vaiheista. 

Väitös Lappeenrannassa:

• Varaa väitössali osoitteesta lut.lukkaritiimi@lut.fi
• Tarvittaessa pyydä tukea salitekniikan käyttöön osoitteesta helpdesk@lut.fi  

Väitös Lahdessa tai Mikkelissä:

• Varaa väitössali tiedekunnan sihteeriltä ja tutustu tiloihin hänen kanssaan. Lahdessa Helpdeskin käyttötukihenkilö on väittelijään yhteydessä etukäteen ja sopii väitöksessä käytettävän esityslaitteen toimivuuden tarkistamisen ajankohdasta väittelijän kanssa.

Väitös Kouvolassa:

• Varaa väitössali koordinaattorilta ja tutustu tiloihin hänen kanssaan.

Väittelijänä sinun tehtävänäsi on ilmoittaa sovittu väitöspäivä ja -tapa (kampuksella, hybrid, online) sekä väitössali seuraaville tahoille:

väitös Lappeenrannassa:

• yliopistomestarit (tilapalvelut.lappeenranta@lut.fi)
• tiedekunnan sihteeri (LBS.office@lut.fi, LES.office@lut.fi tai LENS.office@lut.fi)
• LUT-tohtorikoulu (LUT.dissertation.process@lut.fi)

väitös Lahdessa tai Mikkelissä:

• tiedekunnan sihteeri (LBS.office@lut.fi, LES.office@lut.fi tai LENS.office@lut.fi)
• LUT-tohtorikoulu (LUT.dissertation.process@lut.fi)

väitös Kouvolassa:

• koordinaattori (Anna-Maija.Worlin@lut.fi)
• LUT-tohtorikoulu (LUT.dissertation.process@lut.fi)

Yliopiston vahvan suosituksen mukaisesti väitöstilaisuus järjestetään perinteisesti väitössalissa, väittelijän, vastaväittäjän, kustoksen ja yleisön läsnä ollessa. Tilanteen niin vaatiessa väitöstilaisuus voidaan järjestää striimattuna (hybrid-väitös), mutta striimaus ei kuitenkaan ole pakollista. Tekninen tuki voidaan tarjota maksimissaan kahdelle samanaikaiselle väitökselle per kampus, joten varmista tuen saatavuus hyvissä ajoin. Väitöstilaisuuksia ei lähtökohtaisesti tallenneta. 

Striimauksen voi pyytää seuraavista syistä:

• vastaväittäjä osallistuu etäyhteyksien kautta
• double doctoral degree tai Cotutelle -väitökset
• väitöskirjan tieteellinen arvo on suuri ja aihe (kansainvälisesti) kiinnostava
• (kansainvälisiltä) esitarkastajilta tulee toive osallistua väitökseen etäyhteyksin
• väittelijän läheisten ei ole mahdollista saapua paikan päälle 

Varaa digituottajilta tekninen tuki striimausta varten täyttämällä seuraava lomake: https://link.webropolsurveys.com/S/F91E6DBD43225A5A. Sinuun otetaan yhteyttä 2-4 työpäivän kuluessa. Lahdessa ja Mikkelissä ole yhteydessä myös tiedekunnan sihteeriin sekä Kouvolassa koordinaattoriin. 

Mikäli vastaväittäjä osallistuu etäyhteyksin ja aikaero vastaväittäjän maahan on suuri, väitöstilaisuus on mahdollista aloittaa muuhun aikaan kuin kello 12. Väittelijänä sinun tulee kuitenkin varmistaa palvelujen saatavuus aikaisin aamulla/myöhään iltapäivällä (esim. digituottajat, salikoristelu, kahvitukset jne).

Etäyhteyksiin käytetään Zoomin webinaaria. Digituottajat ja helpdesk vastaavat yhdessä teknisestä tuesta sekä käyvät väittelijän ja kustoksen kanssa tekniikan läpi ennen väitöstä. Digituottajat moderoivat väitöstä etänä ja tekninen tuki saapuu saliin tarvittaessa.

Väitöksiä varten digituottajat toimittavat väittelijälle etäyleisön Zoom-linkin, jonka väittelijä toimittaa edelleen LUTin viestintäpalveluille ja tallentaa DOCIS-järjestelmään. Tarvittaessa vastaväittäjälle/kustokselle toimitetaan henkilökohtaiset panelistikutsut (eri linkit).  Zoom-sovelluksen voi ladata Software Centeristä (LUTin työntekijät). Digituottajat ovat laatineet ohjeistuksen vastaväittäjälle Zoomin käyttöön liittyen (Doctoral defense with Zoom webinar.pdf). Kustos toimittaa ohjeet vastaväittäjälle.

Etäyhteyksin osallistuva vastaväittäjä: 

• Zoom-sovellus on asennettava ennen tilaisuutta.
• Digituottajat lähettävät tilaisuuteen erillisen linkin sähköpostilla, jonka kautta vastaväittäjä/väittelijä/kustos osallistuvat. Heillä on tällöin täysi puhe- ja näytönjako-oikeus tilaisuudessa.
• Sovi kustoksen kanssa yhdessä testausajasta digituottajien kanssa
• Kustoksen tulee kutsua myös vastaväittäjä osallistumaan testaukseen.
• Webinaari pyritään järjestämään siten, että ruudulla väittelijä, kustos ja vastaväittäjä näkyvät vierekkäin kuten perinteisessä salissa.

Striimatuissa hybridväitöksissä etäyleisöllä ei ole mahdollisuutta osallistua keskusteluun.

Erittäin harvinaisissa poikkeustapauksissa ja ainoastaan harkinnanvaraisesti väitös voidaan järjestään kokonaan etäyhteyksien välityksellä (onlineväitös). Mikäli suunnittelet online-väitöstä, ole yhteydessä LUT-tohtorikouluun ensin. Onlineväitöksissä etäyleisölle tarjotaan mahdollisuus esittää väitöksen lopussa kommentteja, jotta lain kirjain toteutuu. Kommentointi toteutetaan siten, että väittelijä, kustos ja vastaväittäjä kuulevat ja/tai näkevät ne. Väitöksen ajan yleisön mikrofonit on suljettu automaattisesti. Väittelijä pyytää yleisöltä lopuksi kommentteja protokollan mukaisesti ja kustos voi ohjeistaa heitä käyttämään Zoomin ”Raise hand” toimintoa, jolloin mikrofonit voidaan avata.

Valmistele väitöstilaisuuteesi ns. lectio praecursoria -esitys. Se on yleisölle kohdennettu, noin 20 minuutin pituinen yleistajuinen esitys väitöskirjasi sisällöstä (tutkimustyön tausta, yhtymäkohdat tieteellisiin tai käytännön elämän ongelmiin jne.), joka yleensä päättyy yhteenvetoon ko. väitöstutkimuksen keskeisestä tehtävänasettelusta ja tuloksista. Mikäli lectio pidetään suomeksi ja vastaväittäjäsi on ulkomaalainen, sinun tulee tehdä esityksestäsi kirjallinen englanninkielinen versio vastaväittäjää varten.

Esitys aloitetaan sanoin ”Arvoisa kustos, arvoisa(t) vastaväittäjä(t), arvoisat kuulijat”.

Voit halutessasi käyttää esityksessäsi LUTin PowerPoint-pohjaa, jonka voit valita PowerPointin aloitusnäkymässä (New -> LUT Office Templates).

Tiedekunnan sihteeri tai koordinaattori varaa väitöslounaan ja väitöskahvit, joiden kustannuksista vastaa tiedekunta. Sovi hyvissä ajoin järjestelyistä ko. henkilön kanssa. Väitöslounas ja -kahvit ovat yksityistilaisuuksia.

Kustos, väittelijä ja vastaväittäjät ovat pukeutuneet akateemiseen asuun, frakkiin (mustat liivit, ei kiiltonahkakenkiä) tai tummaan pukuun. Väittelijänä sinä esität käytettävää asua ja sovit siitä etukäteen kustoksen ja vastaväittäjien kanssa. Mikäli jollain osallistujista on ulkomainen akateeminen asu, hän voi käyttää sitä. Naisilla on tumma, kiinteällä pääntiellä ja pitkillä hihoilla varustettu asu.

Kustos ja vastaväittäjät ottavat mukaan tohtorin hatut, mikäli heillä kaikilla sellainen on. Saliin saavuttaessa ja sieltä poistuttaessa kustos ja vastaväittäjät kantavat tohtorin hattuja käsissään, väitöstilaisuuden aikana hatut ovat pöydällä.

Väitöstilaisuudesta on tehty englanninkielinen koostevideo, joka antaa yleiskuvan LUTissa järjestetystä väitöstilaisuudesta.

Väitöksen jälkeen pidetään yleensä karonkka, joka on vastaväittäjän kunniaksi järjestetty juhla. Väittelijänä vastaat itse karonkan järjestelyistä ja kustannuksista. Karonkka on yksityistilaisuus. Katso ohjeita karonkan järjestämiseen liittyen alta tiedostoista.