Kirjaudu DOCISiin opiskelijatunnuksillasi (student.lut.fi) ja lisää seuraavat tiedot tai varmista että ne ovat oikein:

• Väitöskirjan nimi
• Väitöskirjan tyyppi (artikkeliväitöskirja tai monografia)
• Väitöskirjaan sisältyvien julkaisujen tiedot:
  • julkaisun nimi
  • julkaisukanavan nimi
  • status (Under review tai Accepted). Mikäli väitöskirjasi sisältää submitattuja (under review) artikkeleita, julkaisukanavaa ei mainita väitöskirjan käsikirjoituksen julkaisulistassa eikä julkaisun kansilehdellä. Valitse statukseksi Accepted myös silloin, kun artikkeli on jo julkaistu ja lisää halutessasi tieto julkaisusta kommenttikenttään.
  • tieto pääkirjoittajuudesta (main author)
  • julkaisun järjestysnumero väitöskirjassa roomalaisin numeroin
  • Tarvittaessa selvitys yhteisartikkeleista, jotka on julkaistu tai tullaan julkaisemaan toisessa tieteellisessä opinnäytteessä (väitöskirja tai lisensiaatintutkimus). Selvityksen tulee sisältää seuraavat tiedot:
    • kenen väitöskirjassa/lisensiaatintutkimuksessa ja milloin se on julkaistu tai tullaan julkaisemaan
    • mikä on sinun kontribuutiosi julkaisussa
    • mikä on toisen opinnäytetyöntekijän kontribuutio julkaisussa
    • vahvistus, että olette yhdessä sopineet ko. julkaisun hyödyntämisestä molemmissa opinnäytteissä
    • Huomioithan, että sinun tulee sisällyttää väitöskirjan käsikirjoitukseen julkaisulistan yhteyteen selvitys sekä sinun että ko. yhteiskirjoittajan kontribuutiosta. Mainitse väitöskirjassa myös, että artikkeli julkaistaan kahdessa väitöskirjassa.
• Väitöskirjan kielentarkistuksen suorittaneen yrityksen nimi

Tallenna järjestelmään väitöskirjan käsikirjoitus esitarkastusta varten PDF-muodossa, yhtenä tiedostona (Dissertation välilehti à Dissertation manuscript for preliminary examination). Huomioithan seuraavat vaatimukset:

• Varmista, että olet käyttänyt uusinta väitöskirjan mallipohjaa (saatavilla LUT-tiedekirjaston sivuilta).
• Ennen tiedoston konvertoimista PDF:ksi, tarkista, että dokumentti on saavutettava LUT-tiedekirjaston ohjeidenmukaisesti ja luottamuksellisuustunniste on Avoin/Public.
• Artikkeliväitöskirjan tulee sisältää kaikki julkaisut. Helpointa on liittää PDF-muotoiset osat (oma johdanto + julkaisut) toisiinsa Adobe DC:ssä tai PDF Xchange editorissa.
• Käsikirjoituksen tulee olla kielentarkistettu ja Turnitin-raportti vastuuohjaajan hyväksymä.

Kun kaikki edellä mainitut tiedot ovat oikein ja väitöskirjan käsikirjoitus on tallennettu, hae väitösprosessin käynnistämistä DOCISissa, jonka jälkeen LUT-tohtorikoulu sekä ohjaajasi saavat automaattisesti tiedon hakemuksestasi.

Vastuuohjaaja tallentaa DOCIS-järjestelmään esityksen esitarkastajista liitteineen (ohjeet, ks. LUT intra, rajoitettu pääsy) sekä vahvistaa osaltaan, että käsikirjoitus on valmis esitarkastukseen ja Turnitin-raportti on hyväksytty. Ohjaajan vahvistuksen jälkeen opiskelija sekä LUT-tohtorikoulu saavat automaattisesti tiedon esitetyistä esitarkastajista ja asia etenee seuraavaan väitöskirjalautakunnan kokoukseen.

Mikäli väitöskirjalautakunta päättää käynnistää esitarkastuksen, toimittaa LUT-tohtorikoulu kokouksen jälkeen esitarkastajille, opiskelijalle ja ohjaajille ilmoituksen päätöksestä sekä linkin DOCIS-järjestelmään, josta esitarkastajat voivat ladata väitöskirjan käsikirjoituksen sekä ohjeet esitarkastuslausunnon laatimisesta.  HUOM! Järjestelmästä lähtevät sähköpostiviestit lähtevät opiskelijalle ainoastaan student.lut.fi osoitteeseen.

Esitarkastajat tallentavat esitarkastuslausuntonsa DOCIS-järjestelmään yhden kuukauden kuluessa käsikirjoituksen vastaanottamisesta tai ohjaajan kanssa sovitun aikataulun mukaisesti. Mikäli esitarkastajat pyytävät muutoksia käsikirjoitukseen, voi esitarkastusaika pidentyä. Opiskelija ja ohjaajat saavat tiedon, kun lausunnot ovat luettavissa DOCISissa. Lisäksi opiskelijan tulee vahvistaa lukeneensa lausunnot järjestelmän kautta. LUT-tohtorikoulu lähettää esitarkastajille lomakkeet esitarkastuspalkkion maksamista varten.

Kun molemmat esitarkastuslausunnot ovat saapuneet, opiskelija sekä ohjaajat saavat lisäohjeita väittelylupaan, vastaväittäjien nimeämiseen sekä väitöstilaisuuteen liittyen. Tiedekuntaneuvosto päättää saamiensa esitarkastuslausuntojen perusteella väittelyluvan myöntämisestä.

Mikäli väitöskirjalautakunta päättää, ettei esitarkastusta voida käynnistää, tiedottaa LUT-tohtorikoulu opiskelijaa ja ohjaajia sekä toimittaa heille väitöskirjalautakunnan lausunnon päätöksen perusteista. Opiskelijalla on tällöin mahdollisuus vetää hakemus väitösprosessin käynnistämisestä pois, jolloin prosessin aloitus raukeaa. Vaihtoehtoisesti opiskelija voi pyytää väitösprosessin käynnistämisen käsittelyä tiedekuntaneuvoston kokouksessa, jolloin opiskelijalla/ohjaajilla on mahdollisuus toimittaa vastine väitöskirjalautakunnan lausuntoon.

Provost Mari Kallioinen-Mänttäri toimii väitöskirjalautakunnan puheenjohtajana (1.6.2025 alkaen). Varapuheenjohtajana toimii professori Pedro Nardelli.

Muiden tutkimusalojen käsikirjoitusten esittelijät (eivät jäseniä):

• prof. Teemu Turunen-Saaresti (energiatekniikka)
• prof. Kari Ullakko (teknillinen fysiikka)
• prof. Ville Uusitalo (kestävyystutkimus)
• prof. Lasse Lensu (laskennallinen tiede)
• prof. Janne Huiskonen (tuotantotalous)
• prof. Kathrin Komp-Leukkunen (yhteiskuntatieteet)