Tiedekuntaneuvosto päättää esitarkastuslausuntojen perusteella väittelyluvasta sekä määrää kustoksen ja vastaväittäjät, joita voi olla yksi tai kaksi. Kaikkien tutkintoon sisältyvien opintojen tulee olla suoritettuina ennen väittelyluvan käsittelyä tiedekuntaneuvostossa.

Vastuuohjaaja tallentaa DOCIS-järjestelmään esityksen vastaväittäjästä ja kustoksesta (ohjeet, ks. LUT intra, rajoitettu pääsy) vähintään viikkoa ennen tiedekuntaneuvoston kokousta (deadline-päivä kello 12 mennessä). Katso kooste tiedekuntaneuvoston kokous- ja deadlinepäivämääristä (Tiedostot - Väitösprosessin tärkeät päivämäärät). Ohjaajan tallennettua esityksen DOCISiin opiskelija, muut ohjaajat sekä LUT-tohtorikoulu saavat tiedon esitetystä vastaväittäjästä ja asia etenee tiedekuntaneuvoston kokouksen käsittelyyn.

Kustoksena toimii yleensä väitöskirjan ohjaaja, jolla tulee olla kelpoisuus toimia jatko-opintojen vastuuohjaajana. Hänen vastuullaan on erityisesti ulkomaalaisten vastaväittäjien orientoiminen suomalaiseen väitösmenettelyyn. Kustos sopii myös vastaväittäjien matka- ja majoitusasioista sekä mahdollisesta muusta ohjelmasta. Vastaväittäjien palkkio- ja matkakustannukset maksaa väitöstyön tuloksen saava tiedekunta.

Tiedekuntaneuvoston kokouksen jälkeen LUT-tohtorikoulu toimittaa vastaväittäjälle, väittelijälle ja ohjaajille ilmoituksen päätöksestä sekä linkin DOCIS-järjestelmään, jossa vastaväittäjä voi tutustua tarkempiin ohjeisiin väitöstilaisuudesta ja vastaväittäjän lausunnon laatimisesta. 

Väittelijän tulee tallentaa LUT-yliopistopainon toimittama, väitöskirjan lopullinen sähköinen versio DOCIS-järjestelmään heti, kun se on valmis, jonka jälkeen vastaväittäjä voi ladata tiedoston itselleen väitöstilaisuutta varten.

Väittelyluvan saatuaan väittelijän tulee aloittaa väitöskirjan julkaisu- ja painatusprosessi, hoitaa väitöstiedottaminen sekä väitöstilaisuuden käytännön järjestelyt.