Kustos, väittelijä ja vastaväittäjät ovat pukeutuneet akateemiseen asuun, frakkiin (mustat liivit, ei kiiltonahkakenkiä) tai tummaan pukuun. Kustos, väittelijä ja vastaväittäjät sopivat väittelijän johdolla käytettävästä asusta etukäteen. Mikäli jollain osallistujista on ulkomainen akateeminen asu, hän voi käyttää sitä. Naisilla on tumma, kiinteällä pääntiellä ja pitkillä hihoilla varustettu asu.

Väitöstilaisuuden aikaisessa keskustelussa on hyvä käyttää nimikkeitä väittelijä, arvoisa vastaväittäjä ja arvoisa kustos, kun keskustelijat puhuttelevat toisiaan. Tuttavallinen sinuttelu tai etunimillä puhuttelu ei ole suositeltavaa.

Väitöstilaisuus aloitetaan akateemisen tavan mukaan 15 minuuttia yli sen kellonajan, joka on ilmoitettu väitöskirjan etulehdellä.

Saliin saavuttaessa kustos ja vastaväittäjät kantavat mahdollisia tohtorinhattuja käsissään. Väitöstilaisuuden aikana hatut ovat pöydällä.

Saliin mentäessä ensimmäisenä on väittelijä, sitten kustos ja viimeisenä vastaväittäjät. Yleisö nousee seisomaan, kun asianomaiset saapuvat saliin. Väittelijä, kustos, vastaväittäjät ja yleisö istuutuvat yhtä aikaa.

”Nyt alkavassa tilaisuudessa esitetään julkisesti tarkastettavaksi TkL/KTL/DI/KTM/FM… (väittelijän nimi) väitöskirja (väitöskirjan nimi) tekniikan/kauppatieteen/filosofian/yhteiskuntatieteiden tohtorin tutkinnon saamista varten.”

Tämän jälkeen kustos voi esitellä vastaväittäjät.

Seuraavaksi kustos toteaa: ”Tilaisuus tallennetaan. Julistan väitöstilaisuuden alkaneeksi”

Väittelijä pitää yleisölle kohdennetun lectio praecursoria-esityksen, joka on noin 20 minuutin yleistajuinen esitys väitöskirjan sisällöstä (tutkimustyön tausta, yhtymäkohdat tieteellisiin tai käytännön elämän ongelmiin jne.). Esityksen loppupuolella väittelijä tekee lyhyen yhteenvedon oman työnsä keskeisestä tehtävänasettelusta ja tuloksista. Mikäli lectio pidetään suomeksi ja vastaväittäjä on ulkomaalainen, esityksestä tulee tehdä kirjallinen englanninkielinen versio vastaväittäjää varten.

Esitys aloitetaan sanoin ”Arvoisa kustos, arvoisa(t) vastaväittäjä(t), arvoisat kuulijat”.

Esityksen päätyttyä väittelijä lausuu ”Pyydän Teitä arvoisa(t) vastaväittäjä(t) tekemään ne muistutukset, joihin katsotte väitöskirjani antavan aihetta”.

Vastaväittäjä/toinen vastaväittäjistä esittää lyhyen taustaesityksen (noin 15 min.) tarkasteltavana olevasta tutkimustyöstä (tutkimusaiheen ajankohtaisuus, tärkeys jne.).

Taustaesityksen jälkeen väittelijä ja vastaväittäjä istuutuvat.

Vastaväittäjät tekevät väitöskirjan tarkastuksen kiinnittäen aluksi huomiota yleisiin kysymyksiin, kuten tutkimusaiheen, tutkimusmenetelmien ja tutkimusaineiston valintaan ja siirtyvät sen jälkeen yksityiskohtaiseen tarkastukseen. Kustos ei osallistu keskusteluun.

Vastaväittäjät saavat käyttää tarkastukseen enintään noin kolme tuntia, jotta mahdollisille muiden läsnäolijoiden kysymyksille/kommenteille jää riittävästi aikaa. Jos tarkastus vie paljon aikaa, voidaan pitää tauko, jonka kustos ilmoittaa. Kokonaisuutena väitöstilaisuus ei saa kestää yli neljää tuntia.

Tilaisuuden päätteeksi vastaväittäjä tai toinen vastaväittäjistä esittää loppulausunnon, jossa arvioidaan tarkastettua väitöskirjaa, esitettyjen tulosten merkitystä ko. tieteenalalla ja väittelijän kykyä puolustaa työtään väitöstilaisuudessa.

Väittelijä kuuntelee loppulausunnon seisten.

Tarkastuksen päätyttyä väittelijä esittää seisten pyynnön yleisölle:

”Kehotan niitä arvoisia läsnäolijoita, joilla on kommentoitavaa väitöskirjastani tai sen puolustuksesta, pyytämään puheenvuoron arvoisalta kustokselta”.

Tämän jälkeen kustos (istuen) johtaa puhetta jakaen puheenvuorot ja valvoen, että väittelijä saa vastata välittömästi kysymykseen/kommenttiin ja että keskustelu pysyy väitöskirjan aihepiirissä.

Kustoksen velvollisuutena on myös kirjata mahdolliset kommentit sekä kommentoijien tiedot muistiin.

Kustos päättää tilaisuuden ilmoittamalla ”Väitöstilaisuus on päättynyt”. Tämän jälkeen kustos esittää yleensä myös kutsun yleisölle saapua väitöksen jälkeiseen kahvitilaisuuteen. Väitöstilaisuuden loputtua yleisö ei taputa.

Salista poistuminen tapahtuu järjestyksessä väittelijä, kustos ja vastaväittäjät. Kustos ja vastaväittäjät kantavat jälleen mahdollisia tohtorin hattuja käsissään poistuessaan salista. Yleisö voi onnitella väittelijää väitössalin ulkopuolella.

Kokonaan etäyhteyksin järjestettävässä väitöksessä noudatetaan normaalia väitöstilaisuuden kulkua. Striimauksen vaatimat pienet muutokset ovat kuitenkin mahdollisia, esimerkiksi liittyen seisten tai istuen suoritettaviin osioihin. Kustos, väittelijä ja vastaväittäjät käyvät järjestelyt läpi teknisen tuen kanssa testaustilaisuudessa ennen väitöstä. Kustos voi väitöksen lopussa ohjeistaa yleisöä puheenvuorojen pyytämisestä käytettävän järjestelmän kautta.