K: En pysty kirjautumaan DOCIS-järjestelmään. Järjestelmä näyttää viestin: ”You don’t have any students yet in the system.”
V: Jos olet opiskelija ja työntekijä, tämä tarkoittaa yleensä, että olet kirjautunut sisään henkilökuntaroolilla. Järjestelmä saattaa muistaa LUT:n henkilökunnan tunnuksesi. Yritä kirjautua sisään toisella selaimella tai yksityis- tai incognito-tilassa ja varmista, että käytät opiskelijan tunnuksiasi, samoin kuin SISU:ssa.
K: En pääse kirjautumaan DOCIS-järjestelmään. Järjestelmä ilmoittaa: ”Incorrect user ID or password”
V: Tarkista, toimiiko opiskelijatilisi, esimerkiksi kirjautumalla Sisuun. Virheilmoitus ”Virheellinen käyttäjätunnus tai salasana” ilmestyy yleensä silloin, kun opiskelijatilin salasana on vanhentunut tai opiskelijatilissä on jokin muu ongelma.
Jos et näe opiskeluoikeuksiasi tai opintojasi Sisussa, olet todennäköisesti kirjautunut sisään henkilökuntatililläsi. Avaa yksityinen/incognito-selainikkuna ja kirjaudu sisään DOCIS-järjestelmään opiskelijatililläsi (@student.lut.fi -osoitteella). On myös suositeltavaa päivittää ensin opiskelijatilisi salasana osoitteessa https://id.lut.fi/ ja yrittää sitten kirjautua sisään uudelleen.
K: Onko DOCIS opintosuoritustietojen pääjärjestelmä?
V: Ei. DOCIS näyttää muista järjestelmistä integroituja tietoja, ja SISU on edelleen ensisijainen ja luotettavin lähde virallisille opintosuoritustiedoille. Suoritusten näkymisessä DOCIS-järjestelmässä voi edelleen olla joitakin puutteita.
K: Miten LUTin ulkopuolinen ohjaaja voi kirjautua DOCIS-järjestelmään?
V: Ulkoiset ohjaajat kirjautuvat seuraavasti:
https://docis.lut.fi/
Valitse ” External user? Log in with email”.
Syötä sähköpostiosoite ja pyydä kirjautumislinkki.
Kirjautumislinkki on käytettävä 15 minuutin kuluessa. Tarvittaessa voi pyytää uuden linkin.
Huom! Ulkopuolisten ohjaajien tulee käyttää DOCIS-järjestelmään rekisteröityä sähköpostiosoitetta viestinnässä LUTin kanssa. Jos et ole varma, mitä sähköpostiosoitetta ulkopuolinen ohjaajasi käyttää, voit tarkistaa sen omasta DOCIS-profiilistasi.
K: Mitä ovat “ progress meetings”?
V: Nämä ”edistymiskokoukset” ovat ovat säännöllisiä tapaamisia, joissa tohtoriopiskelija ja kaikki ohjaajat kokoontuvat arvioimaan tohtoriopintojen ja tutkimuksen yleistä edistymistä. DOCIS-järjestelmässä nämä kokoukset tarjoavat jäsennellyn tavan suunnitella, dokumentoida ja vahvistaa keskeiset käydyt keskustelut.
Kokouksen aikana:
Käydään läpi tutkimuksen ja opintojen yleistä etenemistä
Keskustellaan julkaisutilanteesta ja väitöskirjan aikataulusta
Pohditaan urakehitystä ja ammatillista verkostoitumista
Vahvistetaan tai mukautetaan väitöskirjan jättöajankohtaa
Kokoukset auttavat ylläpitämään yhteistä käsitystä etenemisestä, tukevat jäsenneltyä ohjausta ja luovat selkeän aikajanan tohtoriopintojen kulusta.
K: Mikä erottaa ”edistymiskokoukset” muista ohjaajan kanssa pidettävistä kokouksista?
V: Säännölliset ohjauskokoukset:
Tohtoriopiskelijan ja yhden ohjaajan väliset epäviralliset tapaamiset
Pidetään niin usein kuin tarpeen
Keskitytään ajankohtaisiin tutkimuskysymyksiin ja välittömiin tehtäviin
Koko ohjausryhmä ei aina ole mukana
DOCIS-järjestelmään tallennetut edistymiskokoukset (kahdesti vuodessa):
Järjestelmälliset tapaamiset tohtoriopiskelijan ja kaikkien ohjaajien kanssa
Katsaus tohtoriopintojen ja tutkimuksen yleiseen etenemiseen
Keskustelu julkaisuista, valmistuneista ja suunnitelluista tutkimuksista, väitöskirjan aikataulusta sekä urakehityksestä
Auttaa odotusten yhdenmukaistamisessa ja haasteiden tunnistamisessa varhaisessa vaiheessa
K: Käytetäänkö DOCIS-järjestelmään tallennettuja tietoja henkilöstöhallinnon tarkoituksiin, kuten kehityskeskusteluihin tai työsopimuksen uusimiseen?
V: Ei. Jos olet LUTin palveluksessa, sinulla on kaksi erillistä roolia: tohtoriopiskelija ja työntekijä. DOCIS-järjestelmää käytetään ainoastaan tohtoriopintojesi tukemiseen, eikä se liity työsuhteeseesi tai henkilöstöhallinnon prosesseihin.
K: Miksi DOCIS-järjestelmässä näkyy 1 ECTS-opintopistettä täydentävien opintojen kohdalla?
V: Arvo 1 ECTS tarkoittaa, että täydentäviä opintoja on määrätty, ei niiden todellista opintopistemäärää. Jos huomaat tietojesi joukossa arvon 1 ECTS, voit ottaa yhteyttä yhteyttä doctoral.studies@lut.fi., jotta oikea opintopistemäärä voidaan päivittää manuaalisesti. Valitettavasti tätä ei voida korjata automaattisesti, koska alkuperäisiä opintopistemääriä ei ole saatavilla aiemmista tiedoista.
K: Voinko vaihtaa ohjaajaa tai lisätä uuden ohjaajan DOCIS-järjestelmässä?
V: Ohjauksen muutokset hoidetaan virallisen menettelyn kautta, eikä niitä voi tehdä suoraan DOCIS-järjestelmässä. Ohjeita saat ottamalla yhteyttä osoitteeseen doctoral.studies@lut.fi.
